So können sie richtig Druckkosten senken | MPS - Managed Print Services und Cloud Printing | Pull Printing Tipps um Papier und Toner zu sparen | Kopierkosten und Druckkosten senken durch sinnvolle Tipps | Einsparpotentiale beim drucken, kopieren und faxen | 11 Tipps zum Kopier- und Druckkosten senken

Laut einer IDC Studie aus dem Jahre 2013 werden in der EMEA Region pro Minute (!!!) ca. 2 Millionen Seiten gedruckt oder kopiert. Wir zeigen ihnen hier konkret, welche Maßnahmen sie in ihrem Unternehmen ergreifen können um ihre Druckkosten und Kopierkosten zu senken.

Im digitalen Druckbereich gibt es mittlerweile einige Lösungen für Unternehmen die helfen, an den richtigen Stellen Einsparungen zu erzielen. Nicht alle Lösungen sind für jede Art von Unternehmen geeignet, wir möchten mit unseren Tipps lediglich Denkanstöße geben, die im einen oder Anderen Fall konkret angewendet werden können. Fragen Sie ihren Büromaschinen Fachhändler vor Ort.

• Die Einführung eines zentralen Printserver (auch virtuell) lohnt sich bereits bei einer Größe ab 20 Usern im Netzwerk. Die Verwaltung wird vereinfacht, die Aktualisierung von Treibern spielt sich nur auf dem Server ab und nicht lokal an allen Clients. Fehler und Störungen im Druckprozess wirken sich nicht direkt auf die lokalen Anwendungen oder den lokalen PC der einzelnen User aus.
• Stellen sie bei ihren Druckern und Kopiergeräten bereits die kostensparenden Funktionen als Standard ein. Nutzen sie hier als Default Einstellungen nützliche Funktionen wie Duplexdruck/Duplexkopie und bei Druckern oder Multifunktionsgeräten den sparsamen "Entwurfsmodus" oder "Eco Modus". Bereits diese beiden Einstellungen sind für die meisten Ausdrucke absolut ausreichend und sparen enorme Kosten an Papier und Toner. Gerade für die interne Korrespondenz oder die Ablage in Ordnern reicht diese Qualität in den meisten Fällen aus.
• Halten sie ihre Hardwarekosten gering. Mieten oder Leasen sie ihre Hardware über einen überschaubaren Zeitraum. Leasing oder Miete von 36/48/60 Monaten ist in der Bürokommunikation der Standard - kürzere Laufzeiten sind meist zu teuer, längere Laufzeiten gelten in der Branche auch als unüblich. Behalten sie ihre Liquidität bei der Hausbank, nehmen sie vom starren Kaufmodell bitte Abstand. Sie sollten auch Workflows bevorzugen, die sie nicht zur Anschaffung von neuer Hardware zwingen. Bevorzugen sie Lösungen bei den sie weder an Hersteller noch an definierte Modelle gebunden sind.
• Analysieren Sie genau das Druckverhalten ihrer Mitarbeiter (Abteilungen) und ganz besonders die benötigen Funktionalitäten der Ausgabesysteme wie z. B. Duplex Einheit, Finisher oder Lochereinheit. Versuchen sie möglichst genau die konkreten Druckkosten an allen Systemen (Kopierer, Drucker, Multifunktionsgeräte) die sie in ihrem Unternehmen einsetzen zu erfassen. Notieren sie die Zählerstände am Monatsanfang und kontrollieren die Zählerstände am nächsten ersten. Versuchen sie Tracking Tools von verschiedenen Herstellern einzusetzen, diese bekommen sie meist kostenlos von ihrem Büromaschinen Lieferanten.
• Minimieren sie den Aufwand ihrer IT bei der Verwaltung der Druckertreiber. Die Vereinheitlichung und Zentralisierung der verschiedensten Druckertreiber auf einem Druckserver (z. B. virtuell) kann den Administrationsaufwand auf ein Minimum reduzieren. Nutzen sie Universal Druckertreiber für alle Geräte und die unterschiedlichsten Betriebssysteme - jeder Hersteller bietet mittlerweile diese Universal Treiber im Portfolio an.
• Prüfen sie die Möglichkeit und den Einsatz von Software Lösungen zur Drucksteuerung wie z. B. Follow Me Printing (Druckaufträge an dem Multifunktionsgerät ausdrucken wo ich gerade bin) in ihrem Netzwerk. Durch Follow Me Printing starten sie die benutzerspezifischen Druckaufträge erst am Drucker oder Multifunktionsgerät vor Ort wenn sie davorstehen bzw. sich authentifiziert haben (mit einer ID Karte oder PIN). Das spart enorme Toner- und Papierkosten für ausgedruckte aber nie abgeholte Druckaufträge. Ein weiterer Vorteil von Follow Me oder Pull Printing Lösungen: Die Nutzung von Druckern für vertrauliche Dokumente oder Firmenbereiche (z. B. Buchhaltung oder Personalabteilung mit Gehaltsdrucken) wird somit auch überflüssig, der der Buchhalter die Drucke erst freigibt, wenn er vor dem Multifunktionsgerät oder Abteilungsdrucker steht.
• Mit einer Pull Printing oder Follow Me Lösung können Nutzer auch bei einem Defekt eines Druckers oder Multifunktionsgerätes ihre Druckaufträge an jedem beliebigen anderen System ausdrucken. Dadurch werden auch die internen Helpdesk Anfragen minimiert, evtl. teure Wartungsverträge mit extrem kurzen Reaktionszeiten des Service Partners können somit auch entschärft werden. Ihr Service Partner muss nicht unbedingt innerhalb kürzester (und meist sehr teurer) Zeit vor Ort sein (Service Level Agreement - SLA), da sich die User ja selbst helfen können indem sie einen andern Drucker benutzen. Die Druckdaten liegen so lange auf einem zentralen Server bis sie an einem System "abgeholt" werden, oder sie werden nach ein voreingestellten Zeit einfach gelöscht.
• Die internen Helpdesk Anfragen reduzieren durch Vereinheitlichung und Zentralisierung (gleiche Multifunktionsgeräte mit gleicher Bedienung, gleichem Papiermanagement und gleichem VB Material). Einheitliche Druckdialoge im "Universal Druckertreiber" minimieren den Schulungsaufwand der Mitarbeiter und entlasten die IT durch weniger Administrationsaufwand. Die Nutzung von "virtuellen" Druckerqueues die den Druckdialog vereinheitlichen, können weiteren Aufwand und kostenintensive Schulungen der Mitarbeiter und der Administration verringern.
• Überprüfen sie ihre Wartungsverträge für Drucker, Multifunktionsgeräte und Kopierer. Beim Kopierer gilt es als selbstverständlich die Kopien und Ausdrucke in einem Vertrag zu binden. Das hat sich in der letzten Zeit auch bei Druckern immer mehr durchgesetzt. Vergleichen sie die Wartungsverträge von ihrem Kopierer, prüfen sie im Einzelfall, ob sich ein Wartungsvertrag für ihren Drucker überhaupt lohnt, versuchen sie die Ausdrucke auf einen "kostengünstigeren" Digitalkopierer (Multifunktionsgerät) zu verlagern, bei dem sie evtl. schon einen Wartungsvertrag haben.
• Druckdaten komprimieren und reduzieren. Große Druckdatenströme erzeugen eine hohe CPU- und Netzwerklast. Versuchen sie die Druckdaten auf ein Minimum zu reduzieren. Pull Printing Lösungen reduzieren auch den Traffic für unnötige und nicht abgeholte Ausdrucke in ihrem Netzwerk.
• Print und Scan in the Cloud! Bei uns hier in Deutschland noch recht wenig verbreitet ist die Möglichkeit ihre gesamte Druckausgabe in die "Cloud" zu verlagern. Sie benötigen hierzu lediglich die Hardware vor Ort (Drucker, Scanner oder Multifunktionsgeräte), Aufwendungen und Kosten für Administration, Server und Helpdesk können entfallen. Drucken in der Cloud ist natürlich nicht kostenlos, minimiert aber die Zusatz- und Nebenkosten der Papierausgabe. Fragen sie ihren Büromaschinen Lieferanten nach Möglichkeiten und Lösungen.